Conditionner les archives
Les documents doivent être conditionnés dans des boîtes d'archives en bon état, sans ficelle, élastique ou ruban adhésif et si possible, sans agrafe ni trombone.
Afin d’assurer leur bonne conservation, il est d’usage que les dossiers soient conditionnés dans des chemises cartonnées (pas de chemises plastique). Aucun dossier en "vrac" ne sera accepté.
Le volume des dossiers doit être adapté à la contenance de la boîte (ni trop pleine, ni trop vide).
La largeur des boites à utiliser est de 10 centimètres d’épaisseur.
Cas d'un dossier trop volumineux :
Il peut être scindé en deux boîtes ou plus, sous réserve de maintenir l’ordre de ses parties. Le bordereau de versement devra alors rendre compte de cette particularité par le biais d’une numérotation et d'une description des dossiers adaptées.
Cas des petits dossiers :
Il est possible d'en conditionner plusieurs dans une même boîte ; chacun des dossiers sera alors identifié par un numéro propre reporté sur la boîte (ex. : n° 1 à 25) et sur le bordereau.
Les registres (documents reliés) et les documents hors format :
Ils ne doivent pas nécessairement être conditionnés : les Archives départementales peuvent vous conseiller le conditionnement adéquat.
[Rappel] Le document indispensable pour verser vos archives
Aucun transfert matériel d'archives ne doit être organisé sans accord formel des Archives départementales (sur rendez-vous uniquement et contact préalable pour préparer le versement).