Services publics et études notariales
Le Code du patrimoine prescrit la conservation aux Archives départementales des archives publiques produites dans le département :
- époque révolutionnaire : archives d’Ancien Régime confisquées ou provenant d'institutions dissoutes ;
- depuis 1790 : archives versées par les services administratifs départementaux, les services déconcentrés de l'État
(préfecture…) et les juridictions ; - toutes époques (XIVe-XXe siècles) : minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels (notaires…);
- depuis le XIXe siècle : établissements publics.
Les hôpitaux publics
De même, les fonds anciens des hôpitaux publics (remontant au XIIe siècle dans le cas de l'Hôtel-Dieu de Nîmes, et allant jusqu'au début du XXe siècle) sont conservés aux Archives départementales.
Les communes
Par ailleurs, de nombreuses communes ont déposé aux Archives départementales leurs archives les plus anciennes, leur procurant ainsi une meilleure conservation et un accès facilité pour le public.
Le dépôt est une obligation pour les communes de moins de 2000 habitants. À ce jour, les Archives départementales conservent plus de 200 fonds d’archives communales.
Selon la réglementation en vigueur, aucune élimination de documents d’archives publiques ne peut être faite sans le visa du directeur des Archives départementales.
- Avant de procéder à la destruction matérielle des pièces, il faut donc établir un bordereau récapitulatif des pièces dont l’élimination est souhaitée : le bordereau d'élimination.
- Pour verser vos dossiers aux Archives départementales un document est indispensable : le bordereau de versement.
Aucun transfert matériel d'archives ne doit être organisé sans accord formel des Archives départementales (sur rendez-vous uniquement et contact préalable pour préparer le versement).