Les archives numériques

Qu'est ce qu'une donnée numérique ?

Les archives sont "l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité" (Source : Code du patrimoine, art. L 211-1).

Les archives numériques obéissent aux mêmes règles et aux mêmes principes de gestion que les archives papier. Elles présentent des particularités techniques qui nécessitent des méthodes de traitement adaptées à leur nature.

Les archives numériques sont donc, dès leur création, les données produites ou reçues par une administration dans le cadre de son activité. 

Ce sont par exemple : 

  • les bases de données,
  • les emails,
  • les documents bureautiques,
  • les photographies,
  • les documents numérisés*...

Les données numériques sont des archives publiques au même titre que les archives papier.

Elles obéissent aux mêmes règles de durée de conservation et sont soumises au contrôle scientifique et technique des Archives départementales.

Qu'est ce que l'archivage numéique ?

L’archivage numérique regroupe l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus numériques sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps.

Les données ayant une DUA (Durée d’utilité administrative) longue, ou destinées selon la réglementation en vigueur à être conservées indéfiniment, ont vocation à être versées dans un Système d’archivage électronique (SAE).

► Où sont conservé les données à archiver ?

Sur des espaces partagés, des serveurs, dans des applications métiers, dans des Gestions électroniques de documents (GED). La GED est une application qui permet d'organiser et de gérer les informations et documents électroniques d'une organisation. 

► Quel cycle de vie pour les données ?

  • Les archives courantes correspondent aux dossiers gérés quotidiennement dans les bureaux.
  • Les archives intermédiaires n’ont plus d’usage courant mais sont conservées sur une durée précise (DUA) conformément à la réglementation jusqu’à attribution d’un sort final : élimination ou conservation.
  • Les archives définitives sont conservées indéfiniment à titre historique.
Un système d’archivage électronique (SAE) vise à assurer la conservation à long terme des documents et données électroniques définitifs, dans leur forme finale, « figée », en offrant toutes les conditions de sécurité techniques et fonctionnelles nécessaires à garantir dans le temps leur pérennité, leur intégrité, leur authenticité, leur fiabilité, comme leur traçabilité, leur accessibilité ou leur lisibilité.

Quels sont les enjeux de l'archivage numérique ?

Pourquoi conserver soigneusement les archives numériques ?

  • Pour gérer plus facilement les documents au quotidien,
  • Pour éviter toute perte d’information,
  • Pour garantir la valeur probante des documents engageants,
  • Pour assurer la conservation de la mémoire collective.
L’archivage électronique ne se confond pas non plus avec une sauvegarde (opération technique destinée à assurer la continuité de l’exploitation d’un système informatique en cas d’incident) ni avec du stockage (dépôt de données sur un support informatique).

Important : le maire ou le président de l’EPCI est responsable au civil et au pénal des archives papier et électroniques.

Les bonnes pratiques à suivre !

Les documents et données électroniques ne pourront être facilement versés ou éliminés que si certaines règles sont établies préalablement à leur production

Au même titre que dans l’environnement papier, il est essentiel de structurer la production de documents numériques avant d’être dépassé par la masse d’informations et la multiplicité des lieux de stockage.

Les habitudes de travail n’étant pas les mêmes en fonction des individus, il importe que des règles soient établies et appliquées uniformément par tous au sein de l’organisation, tant pour faciliter la gestion au quotidien qu’en vue de l’archivage à terme.

Ces règles relèvent bien souvent du bon sens, demandent peu d’effort au quotidien mais feront gagner un temps considérable au moment de l’archivage, les données étant plus facilement identifiables, cohérentes et fiables.

Il est important d’avoir à l’esprit que les données qui auraient vocation à être versées à terme dans un Système d’archivage électronique (SAE) doivent respecter certaines exigences (nommage, structuration, format...) sous peine d’être refusées au moment du versement.

Zoom sur...

Des documents support

L’ARCHIVAGE NUMERIQUE : Les bases à connaître (Archives dép. du Gard, 2025)
L’ARCHIVAGE NUMERIQUE : Les bonnes pratiques à suivre (Archives dép. du Gard, 2025)

Contact

Pour plus de précisions, vous pouvez contacter les Archives départementales du Gard par courriel : archives@gard.fr