Verser
Qu'est ce qu'un versement ?
On appelle versement l’ensemble des documents remis à un service d'archives publiques par
une administration (dite alors "service versant").
Comment le préparer ?
La durée d'utilité administrative (DUA) des dossiers à verser aux Archives départementales doit être échue et les dossiers destinés à la conservation définitive.
Les circulaires et instructions ministérielles réglementant la gestion des archives publiques sont accessibles en ligne sur le portail national des Archives
.
Retrouvez aussi des aides, des notes d'informations et des tableaux de gestion dans notre rubrique "Boîtes à outils
"
Les documents doivent être ordonnés au préalable :
- par ordre alphabétique, chronologique, numérique ou logique ;
- les doubles, formulaires vierges, exemplaires multiples, doivent être extraits des dossiers et éliminés.
Les différentes étapes sont :
- Réaliser un état sanitaire du versement
- Conditionner les documents
- Numéroter les articles
- Rédiger le bordereau de versement
- Faire valider le bordereau de versement et verser les documents aux Archives départementales
- Et après ? : le suivi du versement et les demandes de communication
[Rappel] Le document indispensable pour verser vos archives
Aucun transfert matériel d'archives ne doit être organisé sans accord formel des Archives départementales (sur rendez-vous uniquement et contact préalable pour préparer le versement).