Vous déménagez : que faire de vos archives ?

Les documents produits par les agents sont des archives publiques. L’agent en a la responsabilité et l’usage ; il est tenu d’en assurer la bonne conservation jusqu’à la fin de leur durée d’utilité administrative fixée par la réglementation (DUA), avant toute élimination ou versement aux Archives départementales.

Il s’agit d’une obligation légale.

Les archives publiques font partie du domaine public, par conséquent :

• elles sont imprescriptibles, c’est-à-dire qu’elles gardent leur caractère public quel que soit leur détenteur.
• elles sont inaliénables : il est interdit de les détruire sans contrôle.

Prendre conscience des risques

• Mise en péril des documents et des boîtes de conservation par de mauvaises manipulations.
• Perte de documents et d’information par manque de traçabilité.
• Sous-dimensionnement du nouveau local d’archives.
• Répercussions financières suite à un déménagement superflu de documents qui auraient pu être éliminés ou versés aux Archives départementales.

Engager une réflexion en amont avec l’expertise des Archives départementales 

• Que déménage-t-on ? : bien identifier les documents qui doivent faire l’objet d’un transfert en établissant un état des lieux le plus précis possible.
• Est-il possible d’en éliminer une partie ? L’utilisation du tableau de gestion et l’assistance des Archives départementales permettent d’identifier les archives éliminables avant le transfert : consulter le site internet.
• Est-il possible d’en verser une partie aux Archives départementales ? L’utilisation du tableau de gestion et l’assistance des Archives départementales permettent d’identifier les documents à verser aux Archives pour conservation définitive à des fins administratives et/ou historiques.
• Où déménage-t-on ? Déterminer si le local est assez grand, s’il est convenablement équipé en rayonnages et si les conditions de conservation sont bonnes.
• Quand déménage-t-on ? Planifier le déménagement afin de ne pas rompre la chaîne de l’information et de disposer des archives pour l’instruction des dossiers. 
• Comment déménage-t-on ? Quels sont les moyens dont on dispose ?  Il est conseillé d'utiliser les services d'entreprises spécialisées. Pour les services du Conseil départemental, se référer à l'intranet.

Préparer un déménagement physique

• Remplacer les boîtes d’archives déjà fragiles ou mal en point qui pourraient s’abîmer au cours du transport (format 10 cm). Un déménagement est souvent l’occasion de réfléchir à un meilleur conditionnement de ses documents !
• Identifier les différents ensembles (même affaire, même catégories de documents, etc.) pour déterminer précisément un emplacement d’arrivée.

Suivre le déménagement et sa réception

• Nommer un responsable du suivi au départ des documents et un responsable à leur arrivée.
• Rédiger éventuellement une fiche de suivi avec mention des problèmes et des difficultés rencontrées.
• Établir un inventaire des documents conservés (récolement type fichier Excel) dans la salle d’archives après déménagement.

Éliminer ce qui peut l’être avant transfert

Il est indispensable, pour des questions de gestion de l’espace et d’économie, d’éliminer tout ce qui doit l’être suivant la réglementation.

Sont concernés les documents ayant atteints leur durée d’utilité administrative (DUA), et n’ayant pas vocation à être conservés à des fins administratives et/ou historiques.

Verser aux Archives départementales les dossiers clos (archives définitives) définis par la réglementation

Le versement des archives dites définitives est une obligation fixée par le code du patrimoine. La direction des Archives départementales accompagne les services de la collectivité dans ce travail d’évaluation afin identifier les documents concernés et d’assurer que leur transfert (versement) soit réalisé dans les meilleures conditions.

Dans le cas d’un transfert de compétence à un service de l’État : se référer à la circulaire DPACI/RES/2009/007 du 23 mars 2009 relative à la gestion des archives dans le cadre de la réforme de l'organisation des services territoriaux de l'État.

Dans le cas d’un transfert de compétence à une collectivité territoriale (processus de décentralisation) : se référer à la circulaire DPACI/RES/2005/014 du 29 juillet 2005 pour les archives transférées à une collectivité territoriale.

• Code du patrimoine, Livre II consacré aux archives, parties législative et réglementaire. Le code du patrimoine détermine les obligations des organismes publics en matière de gestion, stockage, destruction et communication de leurs archives.
• Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives.
• Loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 relative à la liberté d’accès aux documents administratifs.
• Circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l'État.
• Circulaire NOR/MCCC1106465C du ministère de l’Intérieur du 1er avril 2011 portant sur la fonction archives.
• Cadre méthodologique pour l'évaluation, la sélection et l'échantillonnage des archives publiques, juillet 2014.