Éliminer

Le bordereau d’élimination est une pièce réglementaire, qui, après signature du directeur des Archives départementales, décharge le service producteur de toute responsabilité pour la conservation définitive des documents.

Il doit être conservé par le service de manière définitive.

Avant de procéder à la destruction matérielle des pièces, il faut donc établir un bordereau récapitulatif des pièces dont l’élimination est souhaitée.

Le bordereau d’élimination doit être dressé en un seul exemplaire et envoyé par courriel (archivesping@gardpong.fr), après signature du chef du service demandeur, au directeur des Archives départementales.

Doivent figurer les informations suivantes :

• Intitulé exact et précis du service producteur, en toutes lettres, avec les coordonnées du responsable.
• Description précise des documents ou des dossiers, par catégorie ou type d’affaires, en indiquant aussi la typologie documentaire.
• Pour chaque catégorie de documents, les dates indiquées sont la date la plus ancienne et la date la plus récente de l’ensemble concerné.
• Pour chaque catégorie de documents, l’indication matérielle de l’ensemble des pièces peut être donnée par le nombre de boîtes, le métrage linéaire ou le volume. Il n’est pas nécessaire de faire le détail boîte par boîte.
• Dans la colonne « Observations », faire figurer éventuellement les textes réglementaires ou les tableaux de gestion. Préciser, le cas échéant, les modalités de tri ou d’échantillonnage.

En signant le bordereau, le chef du service producteur atteste que les documents n’ont plus pour lui d’utilité, que les délais légaux de prescription sont atteints et qu’à sa connaissance, il n’y a plus de recours possible sur les dossiers concernés.

La destruction matérielle des documents, après visa, incombe au service producteur. Il convient de s’assurer de la confidentialité de l’opération.