Quelques conseils pour vos classements, tris et éliminations

• Séparer les documents d’archives de la documentation et des publications : cette pratique peut être mise en place dès la création des dossiers. Une bonne habitude qui peut faire gagner beaucoup de temps à l’avenir !
• Enlever les brouillons, les doubles et les imprimés vierges pour alléger le volume à conserver et s’assurer de n’avoir que des documents authentiques. Faites la chasse également aux pièces métalliques, élastiques, chemises colorées et pochettes plastique qui nuisent à la bonne conservation du papier.
• Regrouper les dossiers déjà constitués par thèmes (élections, personnel, comptabilité...) en relevant les dates extrêmes et les titres. Précisez la nature de certains documents, par exemple : pièces justificatives de comptes, offres non retenues. La typologie, comme les dates extrêmes, sont précieuses car elles permettent de déterminer si les documents sont éliminables ou non. Prenez par ailleurs l’habitude de séparer matériellement les documents à conserver définitivement des documents éliminables à terme. Gain de temps assuré au fil des années !
• Diviser un dossier important en sous-dossiers.
• Traiter les vracs : il s'agit d'une étape délicate, souvent délaissée faute de temps et d’espace. Il faut en effet répartir les documents par thèmes selon un classement cohérent : domaines d’activité tels que présenté dans le tableau de gestion ou lettres du cadre de classement de 1926 (cf. lien dans la rubrique "Plus d'infos")
• Mettre les dossiers dans des boîtes.
• Reporter le contenu sur sa tranche.
• Ranger les boîtes dans le local d'archives.
• Séparer physiquement les archives définitives des éliminables.
• Numéroter les archives définitives.
• Numéroter les archives éliminables en rajoutant la mention EL + année d’élimination sur la tranche (voir les tableaux de gestion, cf. lien dans la rubrique "Plus d'infos").
• Dressez un état numéro/contenu des boîtes dans un tableur : ceci vous permettra de retrouver les documents et de gérer le volume.

Tous les fonds d’archives communales déposés aux Archives départementales sont classés selon le cadre de classement établi en 1926. Il prévoit deux parties distinctes :

• les archives antérieures à 1790, dites « archives anciennes » : Elles sont réparties en 9 séries de documents, identifiés par les doubles lettres AA à II.

• les archives de 1790 à 1940, dites « archives modernes » : Elles sont réparties en 18 séries de documents identifiés par les lettres A à S.

À chaque domaine d’action correspond un tableau de gestion présentant :

• la typologie du document à classer,
• sa durée d’utilité administrative (DUA),
• les possibilités de tri et d’élimination (C : conserver, synonyme de V : verser aux archives définitives ; D : détruire ; T : tri sélectif).

Pour retrouver des aides et notes d'information ainsi que des tableaux de gestion, consultez la rubrique Boîte à outils :

• documents communs à tous les producteurs
• documents spécifiques aux communes et intercommunalités

Le tri demande du temps et de la technique. On peut se satisfaire de repérer les grandes masses éliminables au sein des dossiers identifiés grâce au tableau ci-dessous :

Par la suite, il conviendra d’adopter de bonnes pratiques dès la constitution des dossiers pour gagner du temps et programmer une opération annuelle d’élimination.

Les documents, placés dans des boîtes séparément des archives définitives, sont identifiés par la mention « EL + année d’élimination » et rangés à part dans le local de stockage, près de la porte par exemple.

Pour aller plus loin, et engager des opérations au sein des dossiers, il vous sera nécessaire de vous référer aux textes suivants :

• Tri et conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques : Préconisations DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014
• Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales : Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009