Nouvelle page dans la rubrique "Gérer vos archives" : les archives numériques

Bases de données, fichiers bureautiques, courriels, images numériques tiennent aujourd'hui une place importante dans l'action administrative. Les documents numériques, qu'ils le soient nativement (documents créés dans l'environnement numérique) ou par voie de dématérialisation (numérisation de documents sur papier), ont pour certains une valeur probante forte, et doivent être conservés de manière sécurisée.

Qui est producteur d'archives ?

Toute personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l'exercice de son activité.

Quelles sont les obligations des producteurs d'archives publiques ?

Les documents et données numériques ne pourront être facilement versés ou éliminés que si certaines règles sont établies préalablement à leur production.
  • Tout fonctionnaire est responsable des documents qu'il produit ou reçoit, mais n'en est pas propriétaire. Tout producteur d'archives publiques est tenu d'assurer la gestion et la conservation de ses archives et de verser ses archives définitives aux Archives départementales à l'échéance de leur DUA.
  • Les archives publiques ne peuvent être détruites sans autorisation préalable du directeur des Archives départementales territorialement compétentes, qui agit par délégation du préfet. Toute infraction à ces principes et tout détournement d'archives publiques est passible d'amendes et de peines d'emprisonnement (code du patrimoine, art. L214-1 à L214-10).

Deux notions : les archives numériques et l’archivage numérique

L’archivage électronique ne se confond pas non plus avec une sauvegarde (opération technique destinée à assurer la continuité de l’exploitation d’un système informatique en cas d’incident) ni avec du stockage (dépôt de données sur un support informatique).
  • Les archives numériques regroupent tous les documents produits ou reçus par une personne ou une organisation, sous diverses formes (bases de données, emails, documents bureautiques, photographies, documents numérisés, etc.), et sont considérées comme des archives publiques au même titre que les archives papier. Elles doivent respecter les mêmes règles de conservation et sont soumises au contrôle des Archives départementales.
  • L’archivage numérique consiste à gérer ces données selon des méthodes adaptées, en plaçant dès leur création une structuration et une organisation rigoureuses. Il est crucial d’instaurer des règles uniformes pour faciliter leur gestion quotidienne et leur archivage futur. Des bonnes pratiques telles que le nommage cohérent, la structuration claire et le choix de formats appropriés sont indispensables, car elles garantissent la fiabilité et la conformité des données lors du transfert vers un système d’archivage électronique.

En résumé, la gestion efficace des archives numériques repose sur une organisation préalable, le respect de règles simples mais essentielles, et une attention particulière à la structuration des documents pour assurer leur pérennité et leur accessibilité.

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