Numérisation : les répertoires des notaires
Les répertoires sont des registres dans lesquels le notaire note tous les actes passés dans son étude en mentionnant leur nature ainsi que les noms des différentes parties.
Ces documents sont aussi appelés "rubriques", "tables" ou "répertoires alphabétiques". Outils d'accès aux minutes, les répertoires renvoient à la date ou au numéro d'ordre de l'acte et peuvent contenir son résumé. On y trouve notamment les renseignements suivants :
- date de l’acte,
- nature (contrat de mariage, testament, vente etc.)
- nom des parties (futurs époux, testateur, vendeur et acquéreur etc.)
- quelquefois des renseignements complémentaires tels que des lieux de domicile ou l’adresse d’un bien, son prix etc.
Pourquoi consulter les doubles des répertoires des notaires ? Et comment sont-ils rédigés ?
L'intérêt est double :
- Quand on ne connaît pas la date précise d’un acte, mais que l’on connaît le nom du notaire qui l’a reçu et l’étude, parcourir les pages du répertoire sur quelques mois ou quelques années peut permettre de retrouver la date exacte et d’en consulter la minute sans avoir à feuilleter des centaines d’actes.
- Quand on cherche à reconstituer une histoire familiale, pour peu que la famille soit demeurée durant plusieurs générations dans la même commune ou dans ses environs et qu’elle ait conservé un "notaire de famille", il est alors aisé de repérer tous les actes passés successivement par ses membres.
Depuis 1791, le notaire a l'obligation de les établir en deux exemplaires :
-
le première reste à l'étude,
-
le second est remis au greffe du tribunal de première instance.
Le premier est ensuite versé aux Archives départementales. Le double conservé par les institutions judiciaires est lui aussi versé mais c'est une source précieuse car l'exemplaire de l'étude n'est pas toujours conservé et versé aux Archives départementales.
Les doubles des répertoires des notaires versés par les greffes des tribunaux présentent l’avantage de former une collection plus homogène et plus complète que ceux versés par les notaires.
Aux Archives départementales du Gard, comment retrouver les doubles des répertoires des notaires ?
- Pour la période révolutionnaire et pour tout le département, ces documents sont conservés dans la série L (Articles L 2925 à 3019). Ils sont classés par lieu de résidence des notaires.
- Pour les XIXe et XXe siècles, on les retrouve dans la série U relative à la justice (puis dans les versements W).
Dans le département du Gard, on distingue 4 tribunaux de premier instance :
- Nîmes : Articles 6 U 139, 6 U 12 1 à 140 ; 1535 W 589, 591, 592 et 600 (période an VII-1958),
- Alès : Articles 7 U 5 1 à 6 (période 1811-1961),
- Uzès : Articles 8 U 11 1 à 93 (période an VIII-1961) ; 1535 W 86 (années 1952-1953) et 590 (années 1930-1931, 1935-1938, 1948-1949),
- Le Vigan : Articles 9 U 12 1 à 123 (période an VII-1924) et 129 (1926-1929).
Pour chacun de ces tribunaux, les doubles des répertoires des notaires sont généralement classés par année.
Quelle est la communicabilité de ces documents ?
En vertu de la loi n° 2008-696 sur les Archives en date du 15 juillet 2008, la communication des minutes et répertoires des notaires est soumise au respect d'un délai de 75 ans (100 ans si les actes concernent une personne mineure. Dans le cadre d'une recherche sérielle, la communication est possible après un délai de 75 ans sur engagement écrit de réserve), ou de 25 ans après le décès de la personne concernée si le délai est plus favorable.
Comment les consulter ?
Une campagne de numérisation des doubles des répertoires des actes des notaires est en cours.
Une première vague de documents est disponible !
Dès à présent, vous pouvez consulter en ligne l'ensemble relatif à la période révolutionnaire (95 articles soit 9 150 vues numériques) mais aussi les documents issus du tribunal de premier instance de Nîmes (144 articles pour 36 917 vues numériques).
Les documents des ressorts des tribunaux de première instance d'Alès, d'Uzès et du Vigan sont en cours de vérification et feront l'objet d'une prochaine mise en ligne.
Ce travail a permis de reprendre certains inventaires disponibles en ligne et de regrouper les documents relatifs aux archives notariales. Ainsi vous trouverez au même endroit les répertoires des notaires déposés au greffe (1781-1961), et les minutiers des notaires (1232-1972).
De la visualisation du répertoire à la recherche de la cote de l'acte notarié
Si vous avez retrouvé les traces d'un acte dans les doubles des répertoires des actes notariés déposés aux greffes des tribunaux, il convient de :
- noter les références du contrat de mariage, du testament, de l'acte de vente ou autres... : nom, date exacte, n° de folio, nom du notaire ;
- vérifier si les minutes du notaire concerné ont bien été versées en consultant l’état des fonds des notaires
; - relever la cote du registre correspondant les inventaires ;
- venir aux Archives départementales du Gard
; - remplir les formalités d'accès à la salle de lecture pour ensuite commander la cote du registre contenant l'acte recherché afin de le consulter.
Les minutes et répertoires ayant dépassé le délai de 75 ans (art. R212-15 du Code du patrimoine) doivent être versés aux Archives départementales. Dans le cas ou cette obligation n'ait pas été respectée, il convient de vous adresser directement à l'étude notariale encore détentrice de l'acte. Pour cela un document est mis à votre disposition : Filiation des études notariales du Gard (XIXe-XXIe siècles).
Zoom sur...
Le travail d'indexation qui a été entrepris.
En parallèle de cette opération de numérisation et de mise en ligne, nous œuvrons à l’amélioration de la description des doubles des répertoires des notaires.
Bien souvent, les inventaires de départ ne mentionnaient que des dates. C'est pourquoi, nous avons décider de relever, indexer les noms des notaires (ainsi que leur résidence) et vérifier les dates des répertoires.
Ainsi, grâce aux facettes de rechercher sur notre site de consultation, ce lourd labeur vous permettra de retrouver l'ensemble des documents relatifs à un même notaire dans toutes les séries (L, U, W et 2 E). (Voir la page disponible sur le site : Utiliser le moteur de recherche).
- L'indexation des 95 articles issus de la série L relative à la période révolutionnaire est terminée.
- Le travail a débuté pour les doubles versés par le tribunal de premier instance de Nîmes. L'indexation est disponible pour les articles 6 U 12 1 à 6 U 12 10.
Il est à noter enfin que les descriptions disponibles pour ces articles font état des contenus réels. Il n'y a ni classement alphabétique par notaire ou par lieux, ni classement chronologique. Elles sont rédigées en tenant compte de l'ordre aléatoire dans lequel les doubles des répertoires des notaires sont conservés.
Résultat du travail d'indexation qui a été entrepris pour les doubles des répertoires des notaires versés par les greffes des tribunaux de première instance.
