Faire valider le bordereau et verser les documents

• Pour être validé, le bordereau de versement doit être retourné par mail, sous format Excel, aux Archives départementales. Il pourra faire l’objet si nécessaire d’autres échanges en fonction des corrections et/ou des compléments d’informations à lui apporter.
• Après validation du bordereau électronique par les Archives départementales, une date de versement peut être convenue.

A noter que le transfert des archives est à la charge du service versant.

Le bordereau doit au préalable être envoyé signé par courriel par le service versant (archivesping@gardpong.fr).

Une fois la prise en charge et le traitement du versement réalisés par les services des Archives (contrôle, rangement), une version du bordereau contresignée par la direction des Archives est renvoyée au service versant pour conservation.

• Les Archives départementales attribuent un numéro de versement dans leur registre des entrées et retournent au service versant un exemplaire du bordereau signé par la direction. Le bordereau tient alors lieu de  procès-verbal de prise en charge, déchargeant ainsi l’administration versante de sa responsabilité vis-à-vis de ses archives.
• Le bordereau de versement constitue l’unique preuve que les procédures réglementaires en matière de versement d’archives publiques ont été respectées ; il atteste du transfert de responsabilité vis-à-vis de la conservation des archives ; il doit être conservé par l’administration versante.