Rédiger le bordereau

Le numéro de l’article porté sur la boite est reporté sur le bordereau : celui-ci en décrit précisément le contenu.

Chaque description est unique et doit faire l’objet d’une cellule Excel de description pour chaque boîte.

Le texte de la description ne doit comporter ni césure, ni retour à la ligne, ni puce, ni tiret.

La description du contenu de l’article est  la plus précise possible et respecte la forme suivante :

Objet (thème), action (ou procédure) : typologie documentaire (date de début-date de fin).

Exemple : Personnel titulaire : dossiers individuels d’agents recrutés après 1970 (1971-1984).

Elle est accompagnée de la mention des dates extrêmes d’ouverture et de clôture du dossier.

• Ne doivent figurer dans la colonne "dates extrêmes" que les années, libellées en quatre chiffres et séparées par un tiret. S'il s'agit d'une même année, il faut la répéter.

Exemple : « 2000-2000 ».

• La mention des jours et des mois peut-être précisée dans la colonne "description complémentaire" si nécessaire sous la forme suivante :

Exemple : "Du 10 juillet 1988 au 25 décembre 1989".

La description doit être claire pour être comprise de toute personne étrangère à l'administration, et suffisamment précise pour retrouver facilement le document.

Elle contient le nom des personnes, des organismes ou des lieux concernés et le type de documents.

Exemples :

• 1 / Autoroute A9, construction du premier tronçon : études préalables (1962).
• 2 / Autoroute A9, construction du premier tronçon : plans (1966).
• 3 / Autoroute A9, construction du premier tronçon : dossiers de contentieux classés par ordre alphabétique des plaignants (1967-1970).
• 4 / Autoroute A9 : dossier du contentieux Boldini Ltd. (1970-1989) ; dossier du procès suite à un accident mortel survenu à Vendargues (1967-1970).

Deux articles ne peuvent posséder une description identique :

Chacun d’eux doit se distinguer par au moins un critère de description ou de classement (exemple :  « De A à C » ; « Lettre B » ; « De mai à juillet 1986 » …).

Les notions imprécises telles que « idem, etc., affaires diverses, affaires générales, divers » sont à proscrire (inutiles à la recherche).

Les sigles et abréviations utilisés doivent être développés avec majuscules dans le corps du bordereau suivi du sigle entre parenthèses.

Exemple : Office national des anciens combattants (ONAC).

Les noms composés s’écrivent avec un trait d'union sans espace, conformément à l'usage du français et à l'orthographe officielle des noms propres.

Exemples : rond-point, pèse-bébés, Saint-Paul-la-Coste, La Grand-Combe, Jean-Christophe.