La procédure du visa d'élimination
S’il n’est pas nécessaire de garder les documents qui n'ont plus d'utilité administrative et pas d'intérêt historique, l’élimination n’est pas pour autant un geste anodin.
Certes, la gestion de l’espace s’en trouve facilitée et la maîtrise du volume évite de perdre les pièces importantes. Cependant, il ne faut jamais négliger l’aspect historique que certains documents courants peuvent acquérir de par la singularité locale.
Les Archives départementales savent évaluer les situations et conditions dans lesquelles l’élimination ne porte pas préjudice à la constitution d’un fonds patrimonial à transmettre aux générations futures.
Le visa d'élimination constitue une décharge juridique pour l'administration détentrice des documents. De plus, il permet de garder trace de l'existence antérieure.
Quelle procédure devez-vous suivre ?
- Le bordereau d’élimination est dressé par la collectivité.
- Il doit être signé par le maire ou le président.
- Ce document est envoyé en deux exemplaires aux Archives départementales.
- Analysé, annoté ou corrigé si nécessaire, puis validé par le directeur, le bordereau matérialise le transfert de responsabilité des documents du maire ou du président à l’État.
- L'élimination peut être autorisée en totalité ou en partie. Dans ce dernier cas, les Archives départementales précisent quels documents doivent encore être conservés pendant quel délai.
Comment devez-vous procéder à la destruction ?
- La destruction matérielle se pratique par broyage ou déchiquetage, soit en interne, soit par un prestataire spécialisé.
- La dépense est à la charge de la collectivité. Cette dernière peut envisager une mutualisation avec les collectivités voisines.
- Il faut impérativement veiller à transporter les documents en toute sécurité et confidentialité (par exemple dans une remorque bâchée) sous la surveillance d’un agent municipal.
- Une attestation de destruction est remise à la fin de l’opération. Elle est à conserver par la collectivité, mais il n’est pas nécessaire d’en faire part aux Archives départementales.
Attention !
- Selon la réglementation en vigueur, aucune élimination de documents d’archives publiques ne peut être faite sans le visa du directeur des Archives départementales. Avant de procéder à la destruction matérielle des pièces, il faut donc établir un bordereau récapitulatif des pièces dont l’élimination est souhaitée.
- Les documents informatiques relèvent des mêmes dispositions que les documents papier.
- Aucune opération de destruction ne doit être engagée avant la fin de la procédure.
- Nul visa n’est accordé a postériori, même dans les cas d’incendie, inondation ou autre destruction accidentelle ou malveillante.
