Les inspections
Les inspections sont effectuées tout au long de l’année, selon un plan établi par les Archives départementales ou à la demande d'un élu.
Elles permettent de prendre en considération à la fois les archives historiques et le fonds contemporain en cours de constitution.
Étape n° 1 : la visite des locaux
A quoi devez-vous veiller ?
Que ce soient des bureaux ou des espaces dédiés à la conservation, en termes de sécurité, de prévention des risques, d’équipement, il faut veiller à un certain nombre de points :
- Les armoires ou locaux sont fermés à clef. Leur accès est limité au seul responsable des archives.
- Les fenêtres donnant sur l’extérieur sont munies de barreaux ou, à défaut, de vitrage anti-effraction.
- Un rideau protège le fonds de la lumière directe.
- Les canalisations au plafond sont à proscrire. S’il en existe au sol, veillez à surélever la première tablette de 10 cm. D’une manière générale, il ne faut pas stocker des archives à même le sol.
- Un extincteur à poudre est placé dans le local ou à proximité.
- Une ventilation régulière et suffisante est assurée soit en équipant le local, soit par ouverture des fenêtres ou de la porte.
- La salle ne doit pas connaître de trop fortes variations de températures.
- Les rayonnages métalliques sont préférés aux rayonnages et armoires en bois, qu’il faudra traiter contre les insectes.
Le local d’archives
La collectivité à l’obligation d’informer le préfet de ses projets de travaux de construction et d’aménagement de locaux, qu’ils soient définitifs ou provisoires. Un descriptif des travaux avec les plans lui est transmis avant le lancement d’un appel d’offres. (Art. R 212-54 du code du patrimoine
)
Étape n° 2 : l’examen du fonds
Il est basé sur les derniers éléments en possession des Archives départementales (rapport d’inspection ou récolement règlementaire).
→ Rappel par l'inspecteur de la réglementation en vigueur ;
→ Pour les archives les plus anciennes :
- Identification précise ;
- Vérification de leur état sanitaire ;
- Conseils pour leur préservation, restauration, numérisation et communication.
→ Pour les archives plus récentes :
- Évaluation du fonds contemporain ;
- Repérage des grandes catégories et des gisements de documents facilement éliminables ;
- Conseils pour optimiser l’espace ;
- Explication des principales règles de tris, éliminations, classement.
En cas de sinistre, prévenez immédiatement les Archives départementales !
Qu’il s’agisse d’inondation, d’incendie ou de vol, les Archives départementales vous indiqueront quels sont les bons gestes à adopter.
Elles vous soutiendront dans les démarches à entreprendre pour sauver vos documents.
Et après l'inspection ?
L’ensemble des éléments abordés au cours de la visite ainsi que les préconisations du directeur des Archives sont consignés dans le rapport d’inspection.
Ce dernier est adressé, sous la signature du préfet, au maire ou au président.