Le récolement obligatoire des archives

Le récolement est une opération de contrôle permettant d'attester de la présence des archives conservées dans un dépôt.

Conservation et identification des archives communales.

Quand devez-vous réaliser un récolement ?

  • Dans l’année qui suit chaque élection, même si le maire ou le président est réélu, ainsi qu’à tout autre changement (décès ou démission) ;

ou

  • après le transfert des archives dans un nouveau local ou bâtiment ;

ou

  • après le recrutement d’un nouvel archiviste.

Que devez-vous relever dans un récolement ?

L’ensemble des documents confiés à la responsabilité du maire ou du président.

Comment devez-vous réaliser un récolement ?

→ Établir une liste précise de certaines séries

Établir une liste précise de certaines séries : détail registre à registre pour l’état civil, les délibérations municipales, les arrêtés du maire, le cadastre, les documents anciens (Ancien Régime, XIXe siècle).

→ Dresser un état sommaire des dossiers

Dresser un état sommaire des dossiers : donner le métrage des grandes séries d’archives ou le nombre de registres ou de fichiers, les principaux intitulés des dossiers et leurs dates extrêmes, la mention des archives autres que communales, des documents en mauvais état ou des lacunes repérées.

→ Remplir et signer le procès-verbal

Remplir et signer le procès-verbal : Le récolement réalisé après une élection transfère la responsabilité des archives de l’élu sortant à l’élu entrant. Il est contradictoire : les deux élus doivent physiquement attester de la présence matérielle de chaque élément recensé sur la liste qui accompagne le procès-verbal.

Pour qui réalisez-vous le récolement ?

Il doit être rédigé en trois exemplaires :

  • le premier remis à l'élu sortant ;
  • le second conservé à la mairie ou au siège du groupement de communes ;
  • le troisième envoyé aux Archives départementales pour examen.

Quels sont les objectifs du récolement ?

Il permet aux Archives départementales de suivre l’évolution du fonds et de constater les disparitions ou le retour d'archives disparues.

En effet, l’apparition de lacunes permet d’alerter la collectivité et d’engager en ses locaux, ou auprès de ses élus, une campagne de recherche très souvent fructueuse [si la disparition procède d’un délit, les Archives départementales mettent en œuvre une veille sur les sites de vente en ligne, les salles de vente et les bouquinistes. Certaines pièces ont ainsi pu être retrouvées et réintégrées dans les collections publiques.]

Le moment du récolement est également un temps de réflexion sur l’état du fonds (état sanitaire, classement) et l’occasion donnée aux collectivités de demander l'aide des Archives départementales.

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Le modèle de procès-verbal de récolement et prise en charge des archives communales

+ Zoom sur... les textes de références